つくば市は9日、市民などからのメールによる市スポーツ施設整備室への問い合わせが、設定ミスにより、2021年4月23日から今年9月8日までの約1年半の間、同室に届かなかったと発表した。その間、同室に計114件の問い合わせメールがあったが、対応がなされず放置されたままになっていた。
同室は、市スポーツ施設の管理運営や陸上競技場の整備などを担当する部署で、昨年4月、スポ―ツ振興課から分かれて新設された。同室のホームページは、市役所のホームページ内に昨年4月23日に開設された。
市広報戦略課によると、各課・室のページには問い合わせフォームが設定されており、市民が各課・室の問い合わせフォームからメールを送ると、いったん市のシステムに保存され、各課・室に割り振られる設計になっている。
スポーツ施設整備室が昨年4月、同室のページを開設した際、問い合わせメールを同室に割り振るための市内部のメールアドレスの設定を誤ったため、同室に届かず、市のシステムの中に保存されたままになっていた。担当職員の不注意が原因で、当時、テストメールなどのチェックも行わなかったという。
今年9月7日、市スポーツ振興課に市民からメールがあり、同施設整備室に問い合わせメールを送ったが回答がない旨が書かれていたことから発覚し、設定ミスが分かった。
これまで寄せられた114件のメールすべてを同室が確認したところ、内容は、スポーツ施設の利用方法や予約状況の問い合わせなどが主だったという。114件について同室は、返信が必要なものは返信するなど、内容に応じて個別に対応するとしている。
今回の設定ミスを受け、市広報戦略課が他のすべての部署の問い合わせフォームがきちんと設定されているかを確認したところ、すべて担当部署に届いており問題はなかった。
再発防止策として市は、ホームページ更新作業の際は2人以上でメールアドレスの確認を行うと共に、テストメールを送信するなどチェック体制を徹底するとしている。